Совокупность различных логистических операций формирует единую среду, в которой материальные объекты и денежные средства циркулируют вместе с информационными сообщениями и документацией. Информационный поток в логистике – это сопутствующие данные определенного объема, необходимые для доставки груза.
На производственном объекте выпускается товар, клиент оформляет заказ, который обрабатывается менеджером, производится финансовый расчет, организовывается доставка. На всех этапах логистического процесса происходит обмен информацией, и качество, скорость ее обработки определяет эффективность работы предприятия. Поэтому внедрение современных инструментов контроля и электронной передачи данных по защищенным каналам важно.
Определение информационного и материального потока в логистике
Информационный поток в логистике – это совокупность бумажных документов, их электронных копий, финансовых сообщений и уведомлений, распоряжений, циркулирующих в логистической схеме вместе с физическими товарами. В свою очередь материальный поток – это комплекс товарно-материальных ценностей, находящихся в движении. Маршруты могут быть различными, включая перемещения внутри склада, между торговыми точками или непосредственно доставку конечному потребителю.
Материальный и информационный потоки всегда находятся в прямой связи. Поэтому количество времени, необходимого для обработки заказа и выполнения задачи, зависит от эффективности всей совокупности логистических процессов.
Что дает эффективная координация информационных потоков в логистических системах
Если на всех уровнях управления процессы четко отлажены, это дает следующие преимущества:
- Высокая скорость приема и обработки заявок, подготовки товаров к отгрузке, быстрая доставка до конечного потребителя;
- Точность в учете товарных остатков на складах, бесперебойность материальных потоков и отсутствие ошибок в документах отчетности;
- Полный контроль операций, высокая степень прогнозируемости и общее повышение эффективности бизнеса.
Неэффективный обмен данными является серьезной проблемой. Часто грузовики с товарами простаивают именно из-за проблем с оформлением документов, ошибок в информационных потоках, что может приводить к серьезным убыткам.
Характеристики и структура
Параметры потока, его характеристики и структура определяются спецификой логистической системы. Ее составными компонентами могут быть:
- Источники и получатели информации – сотрудники производства и склада на рабочих местах, логисты, представители транспортных компаний, банков, ритейлеры и конечные потребители;
- Направления потоков – бывают прямыми и встречными, в зависимости от того, направлены ли они от поставщика клиенту или наоборот;
- Носители информации – бумажные или электронные. Иногда информация передается в устном виде (телефонные уведомления);
- Инструменты обработки – комплекс оборудования и программного обеспечения, которое управляет основными процессами в автоматическом режиме.
Структура включает реквизиты (единицы информационных сообщений), документы, массивы данных. Рассмотрим подробнее критерии классификации и отдельные компоненты.
Общая классификация
Информационные потоки в логистике – это не просто направления обмена данными. Они классифицируются по уровням иерархии, способам индикации, принадлежности, способам технической организации. Рассмотрим основные элементы структуры и характеристики систем.
Способы индикации и идентификации
В логистике используют следующие способы идентификации:
- Цифровые – уникальные электронные подписи, записи или коды в документах;
- Алфавитные или буквенные – вербальные комментарии, названия;
- Символические или предметно-визуальные – условные изображений или фотографии.
Индикаторами в логистике также являются определенные показатели, и по ним можно оценивать результаты эффективности работы компании.
Тип, предназначение
Информационные потоки могут быть директивными, справочно-информационными, учетно-административными и вспомогательными. Разница состоит в содержании и задачах, которые они решают. Директивные сообщения – это приказы, распоряжения, касающиеся преимущественно внутренней деятельности предприятия, склада. Справочно-информационные – это всевозможные уведомления, в том числе, для клиентов. Учетные потоки необходимы для аналитики и отчетности, а вспомогательные – для решения сопутствующих задач.
Источник и направление, уровни иерархии
Потоки информации могут быть прямыми и встречными, иерархически горизонтальными или вертикальными. Прямой поток направлен от компании к клиенту, а встречный – в обратном направлении. Прямая передача данных может быть опережающей (уведомления о предполагаемых сроках доставки).
Иерархия выстраивается в соответствии со структурой предприятия. Горизонтальное направление – обмен информацией между структурными подразделениями, а вертикальное – между различными по полномочиям отделами.
Периодичность, структура и взаимосвязи
По структуре системы бывают однородными и неоднородными. В первом случае используются одинаковые носители, способы кодировки, передачи данных, что существенно упрощает и увеличивает скорость работы. Во втором случае в структуру включены разнотипные компоненты, что усложняет их корректное взаимодействие, требует больших усилий для достижения соответствующей скорости обработки и передачи информации.
По периодичности потоки могут быть регулярными и оперативными. В регулярной передаче сообщений четко регламентированы временные рамки, в которых они будут действовать. Оперативная обратная связь устанавливается в случаях необходимости. Потоки могут быть взаимосвязанными или невзаимосвязанными – это зависит от однородности, однотипности или разрозненности информации. Также в классификации используется такой критерий, как объем, который может быть малым, средним и большим (big data).
Типы носителей информации
Существует два основных вида носителей – бумажные и цифровые. Последние в свою очередь могут быть виртуальными или физическими (твердыми). К ним относятся флеш-накопители, жесткие диски, серверы и т.п. Выбор типа носителя зависит от характера информации. Сегодня даже платежные документы и извещения передаются в цифровом виде в сообщении на смартфон или в письме не электронную почту. Однако некоторые данные передаются только в бумажном виде. Это могут быть товарные накладные и другие документы налогового учета, сертификаты.
При передаче цифровых документов предприниматели должны быть участниками системы электронного документооборота с уникальной цифровой подписью. Это единственный способ подтверждения подлинности передаваемых данных.
Место в структуре предприятия
Потоки могут быть внутренними (между сегментами предприятия) и внешними (между предприятием и внешними структурами). На уровне организации они бывают плановыми, диспетчерскими, оперативными. Плановая информация характеризуется тем, что направлена на длительное исполнение или использование. Это могут быть прогнозы, распоряжения по открытию новых подразделений и т.п. Диспетчерские сообщения или поручения касаются решения конкретных задач по управлению товарами на складе. Оперативные или исполнительные потоки – это совокупность одновременно решаемых задач. Их плотность определяется возможностями персонала, производительностью техники и программного обеспечения.
Принципы построения информационной логистической системы
Система может быть построена по следующим принципам:
- Централизованная – все логистические процессы управляются единым центром, через который проходят все потоки информации. Он отвечает за их обработку, принятие решений. Главный плюс такого подхода – полный контроль процессов, оперативное реагирование и решение проблем на отдельных звеньях;
- Децентрализованная – каждое структурное подразделение отвечает за свои функции, самостоятельно организовывает внутренние процессы и взаимодействие с другими звеньями. Минус такого подхода состоит в дублировании задач, низкой эффективности и отсутствии оперативного контроля;
- Специализированная – может быть комбинированной, построенной на базе уникальных технологических решений с использованием инновационных технологий, оборудования, экспериментальных подходов.
В рамках задач по построению информационного потока в логистике необходимо определить его функции, продумать процесс сбора, хранения, обработки и обмена данными. При правильной организации можно добиться существенного повышения эффективности работы предприятия.
Как информационный поток может влиять на работу склада и определять прибыль организации
Информационный поток в логистике – это часть коммерческой системы. От него зависит скорость обработки заказов, комплектации отгрузок, доставки. При нарушении обмена элементарными сообщениями может быть полностью парализована работа склада. Сотрудник при попытке считывания линейного или матричного кода не получает обратной связи, а, соответственно, не может отпустить товар. Не допустить подобных ситуаций помогает дублирование систем, резервные копии баз данных и другие современные инструменты. Поэтому при организации работы склада нельзя экономить на их внедрении, тестировании и эффективном применении на практике.
