Складской учет – это совокупность процессов, обеспечивающих контроль приемки, временного хранения, отгрузок товаров или сырья, а также формирования запасов. Его неотъемлемая часть – документооборот. Это фиксация в бумажном или электронном виде всех операций, а также получение или выдача сопроводительной документации с данными о грузах (их происхождении, предназначении и т.п.). Документооборот складского учета может быть организован на бумаге в специальных журналах, в таблице Excel в рабочем компьютере или через специальные программы через операторов ЭДО.
Виды складской документации
Все документы делятся на три большие группы:
- Приемка – это приходные ордеры и товарные накладные, акты о приемке, расхождении;
- Хранение и внутренние перемещения – партионные карты и карточки складского учета, товарные ярлыки, запросы или разрешения на внутренние перемещения;
- Отпуск, выбытие товара со склада или списание – накладные, акты о возвратах, списаниях.
Также это соответствующая бухгалтерская документация, включая кассовые чеки, счета на оплату. К документообороту можно отнести и экспедиторские бумаги. Существенно упростить процессы помогает ЭДО.
Как работает электронный документооборот складского учета
Его суть состоит в том, что большая часть документов переводится в электронный вид. Это не только упрощает учет, но и ускоряет обмен данными с контрагентами, представителями филиалов, государственными органами. Для этого необходима квалифицированная электронная подпись, которую выдает Федеральная Налоговая Служба по запросу юридического лица или ИП. На компьютере учета должно быть установлено лицензионное программное обеспечение. В противном случае верификация будет невозможна.
Плюсы внедрения ЭДО
У электронного документооборота складского учета есть ряд плюсов:
- Ускорение процесса обмена данными – бумаги передаются буквально мгновенно;
- Защищенность – бумаги могут быть утеряны, а электронные данные сохраняются на серверах и рабочих компьютерах, доступ к ним ограничен;
- Упрощенный процесс учета – не нужно изучать бумажные журналы, учет можно автоматизировать;
- Сокращение административных расходов – не требуются расходы на оргтехнику и канцелярию, не нужно обустраивать помещение для архива.
Ко всем документам в любой момент можно получить доступ для сверки данных, система снижает нагрузку на сотрудников.
Что нужно для перехода на электронный документооборот
В первую очередь составляется схема ЭДО и перечень документов, которые будут переводиться в электронный формат. Определяется круг лиц, которые будут ответственны за процесс и получат доступ к системе. Выбирается техническое решение – программное обеспечение, которое будет использоваться, и провайдер (оператор). После подачи заявки необходимо получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС. После настройки доступа останется лишь разослать контрагентам приглашения к электронному обмену документами.
Услуги логистического центра с ЭДО
Логистический центр «Космос Логистик» оказывает услуги ответственного хранения товаров, доставки, фулфилмента для маркетплейсов в формате FBS. Электронный документооборот складского учета, работа в системе Честный знак и Меркурий – это лишь малая часть наших технических возможностей. Получить больше информации и узнать тарифы можно по телефону через наших менеджеров. Мы поможем повысить эффективность логистики и доходность вашего бизнеса.
