Прежде чем начинать разбираться, по каким правилам складского учета ведется документооборот и какие именно документы необходимо оформлять на каждом этапе работы, нужно определиться и основными понятиями в этой области.
Складской учет и документооборот склада – одна из основных функций в любой компании, имеющей дело и товаром, будь то магазин розничной или оптовой торговли, производственная компания или онлайн предприниматели.
Складом называют место, где товары хранятся с момента их доставки от поставщика или производителя до продажи.
Материально-производственные запасы – так называются собственно находящиеся на складах компании товары. Это могут быть как полуфабрикаты и материалы, так и готовые к реализации ценности.
Для бесперебойной и продуктивной работы компания или магазин, которым принадлежит склад, должны знать, какие изделия находятся на складе в определенный момент времени, откуда она поступила и когда и куда будет реализована. Задача сотрудников в том, чтобы фиксировать настоящее местонахождение, отслеживать и документировать перемещение продукции. Этот процесс состоит из нескольких этапов – прием товара, выгрузка, отгрузка и списание. Совпадение документальных сведений и фактического наличия свидетельствует о правильном ведении документооборота на складе.
Что такое складской учет: разберемся с понятием
Складской учет – это грамотная организация, обработка данных по товарам и условиям их хранения. Работник фирмы (кладовщик), которому поручено это ответственное занятие, обязан тщательно фиксировать все складские операции относительно материальных ценностей (ТМЦ) в специальной компьютерной программе. К таким данным относятся:
- прием груза;
- внесение в базу данных информации о товаре;
- ведение соответствующей документации;
- выдача товаров;
- регулярная инвентаризация продукции;
- отслеживание необходимых к закупке товаров;
- отслеживание цен и информирование об их изменении бухгалтерии;
- списание пришедших в негодность товаров;
- ведение актов и накладных о приходе товаров на склад, их перемещении и расходе материалов;
- работа с учетными карточками товара.
Для бесперебойного функционирования складских служб и оперативной выдаче товара по первому требованию, необходимо выполнить несколько условий:
- помещения склада должны быть оборудованы системами хранения (МПЗ) – стеллажи, контейнеры и т.п.;
- товар делится на виды, сорта и пр. и распределяется по отдельным ячейкам;
- пункты приемки и выдачи товара должны находится в разных местах;
- в распоряжении сотрудников склада должны находиться специальное техническое оборудование и измерительные приборы;
- площадь помещений подлежит рациональному использованию;
- хранение и учет остатков продукции следует максимально автоматизировать;
- однородная продукция выдается в порядке ее поступления на хранение – первыми выдаются изделия, поступившие на хранение раньше.
Складской учет и законодательство
Согласно законодательству, осуществлять складской учет, может назначенный сотрудник, несущий материальную ответственность за имущество малого предприятия, магазина, оптовой или розничной компании.
Долгое время инвентаризацию товара осуществляли вручную. В настоящее время процессы автоматизировали, для этого на рынке представлена масса специального программного обеспечения.
Должностные обязанности и штрафы за их нарушение сотрудником прописываются в трудовом договоре. Санкции назначаются в соответствии со статьями российского законодательства о возмещении ущерба в зависимости от среднемесячного оклада работника.
Для чего нужен складской учет
При правильном ведении документооборота на складе производственного предприятия или магазина, можно в любой момент узнать, какой именно товар и в каком количестве числится на балансе, контролировать перемещение, планировать продажи, регулировать закупки и сбыт, информировать бухгалтера о снижении цен на товары с истекающим сроком годности и планировать распределение прибыли.
Если документы по товарообороту в порядке, то проще провести сбор статистических данных (объем продаж, сроки поставок и расчетов с поставщиками, квартальный или годовой оборот товара, спрос на определенные группы товаров), провести сверку, выявить возможное нарушение инструкций, проследить путь любого товара. Использовать для этого удобнее электронный документооборот, однако и в бумажном варианте все сведения легко проверить.
Какие бывают виды складского учета
Существует четыре основных вида:
- Сортовой, когда товар распределяется по сортам и типам, без принятия во внимание иных свойств и характеристик.
- Номенклатурный, который ведется при большом ассортименте и включает в себя несколько классификаций по различным признакам товара.
- Партионный, где определяющими свойствами являются срок годности, закупочной цены и особенности финансовых расчетов.
- Партионно-сортовой, которые позволяет разделять товары сначала по партиям, а уже внутри группировать по сортам.
Третий и четвертый виды не только требуют помещений с большой площадью, но и ведения особых ведомостей, в то время как для первых двух видов достаточно заполнения учетных карточек.
Как правильно вести учет материалов на складе
Есть два способа, которые используются для ведения учета.
Количественно-суммовой метод позволяет учитывать такие нюансы, как количество товара и соответствующие суммы одновременно и на складе, и в бухгалтерском отделе.
При сальдовом методе склад оперирует данными по количеству товара, бухгалтерия – суммами.
Складской документооборот: что включает в себя
Любое движение товара документально фиксируется, для чего используют определенные формы первичных документов.
Кроме отражения данных по всем процессам на складе (как осуществляется прием и оприходование груза, перемещение внутри складских помещение, отгрузка покупателю, выдача товара в торговый зал, списание и инвентаризация), работники обязаны регулярно составлять отчеты руководству и вести учетные книги, куда завскладом вносит данные из ежемесячных сводных отчетов кладовщиков.
Документы при приеме товара
При принятии товара, кладовщик должен:
- получить сопроводительный документ на груз;
- оформить приходную накладную на основе такого же документа от поставщика;
- заполнить товарно-транспортную накладную и приходный ордер о передаче груза поставщиком на склад;
- сделать акт о приемке груза, в котором будут отражены сведения об объеме, комплектности и качестве поступившего товара.
Документы для хранения товарно-материальных ценностей
Если товар принимается на хранение, то создается специальный ярлык, в котором отражаются:
- наименование и артикул;
- сорт;
- количество.
Именно эта информация будет использоваться при следующей инвентаризации.
Также происходит оформление карточки учета отдельно на каждый вид, цвет, размер изделия – в ней будет содержаться указание местонахождения продукции.
Документы для перемещения товаров
На этом этапе предусмотрено составление документов для двух схем движения:
- между подразделениями или сотрудниками склада;
- между подразделениями организации (отправка материалов в производственный цех или выдача в торговый зал).
Первый случай подразумевает создание требования-накладной, второй – накладную на внутреннее перемещение.
Документы при выбытии материалов
При отгрузке со склада в другое подразделение или компанию по инструкции кладовщик обязан оформить:
- накладную на отпуск – указывается количество и стоимость позиций);
- товарную накладную – в случае продажи другой организации или отправление на производство;
- акт о списании – при утрате товара в результате порчи.
Как вести документооборот склада
Четких форм законодательством не установлено, методических руководств или пособий на эту тему также не разработано. Организации могут самостоятельно выбрать форму ведения документооборота, в зависимости от специфики бизнеса. Документация может представлять собой бумажные экземпляры, таблицы в Excel или электронный вариант в системе документооборота. При больших объемах может помочь автоматизация процесса учета.
Ручной складской учет в Excel: плюсы и минусы
Небольшие компании до сих под более охотно используют самый простой, по их мнению, способ складского учета – с применением Excel-таблиц, куда заносятся сведения о движении продукции.
Главный и, наверное, единственный плюс такого подхода – это бесплатно. Недостатков у этого способа насчитывается гораздо больше:
- большие сроки выполнения;
- не исключена возможность потерять данные;
- за счет человеческого фактора из учета могут выпасть товары с заканчивающимся сроком годности;
- велик риск допустить элементарную ошибку.
Автоматизация складского учета и ее преимущества
Современные системы электронного документооборота имеют массу преимуществ:
- сокращение времени исполнения;
- удаленный контроль;
- минимальный риск потери данных;
- сокращение количества ошибок;
- возможность просмотра и редактуры только у допущенных лиц (на них же ложится ответственность);
- шаблоны и образцы документов;
- создание ценников и этикеток полностью автоматизировано.
Внедрить ЭДО можно с помощью удобных и доступных онлайн-сервисов электронного документооборота, предназначенных для бизнеса с любым объемом документации и способных работать в любой сфере деятельности.
В заключение
Чтобы ваша фирма работала эффективно и без перебоев или простоев, грамотно организовать и правильно наладить систему учета товара и управления ею, а также отладить работу складов просто необходимо. Это позволит руководству отслеживать движение товаров на складах и вовремя принимать нужные решения, а также реагировать на изменения рынка.
